和歐洲網絡記憶與團結研究中心不同，國家記憶研究院是百分之百的國家常設機構，院長由國會選出，任期5年。研究院有獨立經費，不受其他部會影響。它並非任務型的暫時機構，而是一個常設機構。國家記憶研究院認為這個運作模式（設立一個獨立的常設性機構，而非任務型的暫時機構）的優點是賦予機構很高的獨立性和連貫性，可讓其不受外在政治勢力的干涉。
雖然理論上是這樣，不過在實務上，其運作還是會受政黨輪替的影響。院長的獨立性是在當選後才開始，而推舉出的人選需要國會（眾議院和參議院）通過，也就是說，是各黨共同溝通協調出的結果。
除了在波蘭華沙的總部，在其他城市也有11個分部，總共有2,500名員工。國家記憶研究院搜集了長度超過94公里的檔案（年份從1917年到1990年），並且根據這些檔案去進行以下工作：歷史研究、除垢、查證／起訴納粹及蘇聯的罪行、紀念犧牲者、尋找不義遺址／犧牲者遺骸、國際合作、教育等工作。國家記憶研究院對於年輕人的教育相當重視，有開發電玩，也有舉辦文化活動。
在波蘭，由於國家記憶研究院進行的工作與波蘭歷史高度相關，國家記憶研究院的許多工作也很敏感，因此會引發一些爭議。據我所知，在波蘭有些人十分肯定國家記憶研究院的工作，有些人認為除垢和追查必須進行，但對國家記憶研究院的做事方法抱有質疑，還有一批人厭惡國家記憶研究院的存在。不過，撇開波蘭的複雜歷史和波蘭人對歷史的不同解讀不談，光從檔案徵集、保存和研究的角度來說，國家記憶研究院依然是一個值得台灣學習、參考的對象。
誰能查閱？波蘭國家記憶研究院的檔案公開規則
正如國家記憶研究院所說：「檔案是國家記憶研究院的心臟。」國家記憶研究院從2000年末開始徵集檔案。根據1998年12月18日通過的國家記憶研究院法，相關部會及其他機構必須把他們在1944～1990年和國安單位相關的民事、軍事檔案移交給國家記憶研究院。並不是國家記憶研究院去請求這些部會和機構把檔案交出來，而是依法這些部會和機構有義務要這麼做。徵集的時間花了2、3年，到了2003年，國家記憶研究院已搜集到大部分和軍警情治相關的檔案，但不包含波蘭統一工人黨的檔案。這些政黨檔案收藏在新檔案局（Archiwum Akt Nowy）[1] 或是其他國家的檔案機關中。目前，國家記憶研究院從民間和國內外機構搜集和波蘭及波蘭人歷史相關的文件，這是他們正在進行的「完整記憶檔案計畫」（Archiwum Pełne Pamięci）。
各國在做轉型正義時，都會面臨到「檔案是否要開放、開放的程度要多少」這個問題，不管開放到哪一個程度，都是道德的考驗。有人覺得要全面開放才能促進研究、面對真相，但也有人會擔心，開放監控檔案會造成社會上互不信任的氣氛。面對檔案是否要開放，國家記憶研究院副院長裴列由斯基（Karol Polejowski）認為：
在極權統治之下，有各式各樣的受害者樣態。有人只是被觀察、監控，有人是因為有其他人告密，而為他的反共行動付出代價。我們的想法是，當我們談到和解──沒有公開真相，就沒有和解。關於共產體制的真相，其實是關於創造了這個體制的人的真相。所以，如果有受害者，就有加害者。我們認為，受害者以及公眾有權利知道，誰曾經和秘密警察合作。
雖然檔案是公開的，但這不代表「所有人的檔案都會被放在網路上，任何人都可以下載來看」。國家記憶研究院檔案部門（Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej）的副主任瑪利歐．朱瓦尼克（Mariusz Żuławnik）清楚解釋了檔案的使用和瀏覽規則。國家記憶研究法中有明文規定誰可以看檔案，其中包括研究者、記者、國家記憶研究院的員工、獲授權的機關（部會、警察部門、總統府），以及部分個人（受害者本人，或如果本人已過世，家人可以申請）。
朱瓦尼克也說，除了政治檔案，每個波蘭的公民都可以申請查閱過去的國安單位員工和特務的檔案，或是國安檔案中提及的現任高官的資料。除了較為隱私的資訊（疾病、性傾向、宗教信仰）不提供，其他的資訊國家記憶研究院都會提供，就像其他波蘭國家檔案機構的運作方式一樣。
至於檔案中所記載的內容是否屬實？會不會有某個線人的資料是國安單位假造的？他有沒有被逼迫？這些檔案的研究分析，國家記憶研究院並不會提供。他們認為，判別內容的真假、如何運用這些看到的資料，是申請人要擔負的責任。
「申請人使用檔案，要為自己看到的真相，以及寫出來的研究和言論負責」這件事十分重要。使用政治檔案作為書寫素材的研究者、記者、作家必須意識到，他要為他的意見、研究、作品負責，如果研究／報導偏頗不實，會受到社會的公評，也可能對某些無辜的人造成傷害。研究者和記者看似面對的是檔案，其實檔案背後，是一個又一個的生命以及他們經歷過的苦難，既然要寫，研究者／記者／作者也必須負起對得起這些生命的責任。
台灣與波蘭歷史交織的檔案
參訪完國家記憶研究院後，我認為這個機構最珍貴的資產是它收藏的共產時期國安機構檔案。而且，他們有收藏關於台灣的檔案。我在書寫我的歷史研究著作《世界之鑰：帝國夾縫下的台灣與波蘭》（台北：前衛，2024）時，曾用過該機構收藏的中波輪船股份公司劫船案的相關檔案（這家公司是中共和波共合資的公司，1950年代，在關閉政策和禁運措施下，中華民國政府曾劫持兩艘中波輪船股份公司的船，扣押船隻和船上的波蘭籍和中國籍船員）[2] ，也有用過1970～1980年代台灣和波蘭商業交流的檔案。我還看過一個線人的檔案，這位線人的暱稱是「台灣」（Tajwan），但礙於時間心力及資料的限制，我無法確認這位線人的暱稱為何是「台灣」[3] 。
第一次申請這些檔案時，要先寄紙本申請書給國家記憶研究院，但通過後就可以線上看檔案，看完後再決定是否要付費購買檔案的複製品來應用（發表文章、或是放在書裡）。之後如果要再次申請看檔案，就可以用線上申請，非常方便。
另一方面，台灣的國史館和國發會檔案管理局也有收藏大量和劫船案、台波冷戰時期貿易相關的檔案，還有台灣對波蘭政局及團結工聯的相關報導。這些檔案對研究波蘭和台灣的全球研究者來說，是非常珍貴的素材。以這些檔案為基礎，或許台灣和波蘭雙方可以進行更多官方和民間的對話交流，建立對台波共同歷史甚至台波對世界重要性的認識，進而發展進一步的對話、交流與合作。
（系列其他文章請見：〈原來，我們都「在路上」！波蘭轉型正義與人權工作組織介紹，以及台灣的對話可能（一）：歐洲網絡記憶與團結研究中心〉、〈原來，我們都「在路上」！波蘭轉型正義與人權工作組織介紹，以及台灣的對話可能（三）：KARTA基金會〉、〈原來，我們都「在路上」！波蘭轉型正義與人權工作組織介紹，以及台灣的對話可能（四）：赫爾辛基人權基金會〉）
[1] 新檔案局創立於1919年，是波蘭三大國家檔案保存機構之一，另外兩個是創立於1955年、收藏影音資料的國家數位檔案局（Narodowego Archiwum Cyfrowego）和創立於1808年的老檔案局（Archiwum Główne Akt Dawnych）。
[2] 關於中波輪船公司劫船案，我在我的書《世界之鑰：帝國夾縫下的台灣與波蘭》中有寫一個章節，也可參考這篇文章：〈一個波蘭裡，有多少個台灣？從冷戰時代到今日世界，台灣與波蘭的文化交點〉。
[3] 國家記憶研究院收藏的台灣相關檔案如下：劫船案（Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, IPN BU 00231/235, t.2.）、關於商業往來及簽證的檔案（Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, IPN BU 1594/582, Wyjazdy na Tajwan, polityka paszportowo-wizowa, międzynarodowe akty prawne, przyjazdy cudzoziemców.）、暱稱為「台灣」的線人檔案（Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, IPN Rz 00138/5009, Teczka personalna tajnego współpracownika pseudonim "Tajwan" dot. Jan Sudoł, imię ojca: Paweł, ur. 24-07-1935 r., Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, IPN Rz 00102/732, Teczka personalna tajnego współpracownika pseudonim "Tajwan" dot. Jan Sudoł, imię ojca: Paweł, ur. 24-07-1935 r.）。國家記憶研究院還有一些其他和台灣有關的檔案，可以上這個網站搜尋（但是劫船檔案不在那上面，要直接向國家記憶研究院申請）。
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