某天上午 9 點，一封主旨為「請全體同仁知悉並配合辦理」的電子公文或宣導通報，同步送進了數萬名公務員的系統收件匣。有人花 30 秒快速關閉，有人下載附件研讀 5 分鐘，有人則轉寄給跨部門同事會辦。這些零碎分散、以分鐘為單位的時間消耗，幾乎不會出現在任何一份政府的財政預算書裡，卻真實地占用了公共部門最稀缺的隱性資源──時間與注意力。
諾貝爾經濟學獎得主赫伯特．賽門（Herbert Simon）關於資訊與注意力的經典提醒，在今日的數位時代看來依然跨越時代：「資訊的富裕，造成了注意力的貧窮。」若將此觀點延伸至公共行政，政府每一次的大規模資訊群發或行政公告，本質上都可視為一次對組織注意力資源的重新配置。管理學中有句廣為流傳的觀點：「能被衡量的事情，才可能被管理」（What gets measured gets managed），然而在今日高喊數位轉型的政府體系中，當一項成本從未被估算，它便很難進入管理者的決策視野。
注意力稀缺：資訊超載背後的組織摩擦成本
每當談及公務體系的「行政減量」，輿論多聚焦於基層過勞或體制僵化。然而，從組織管理學與資訊系統領域的角度來看，形式主義所引發的資訊超載（Information Overload），本質上是組織摩擦成本的擴大。誠如 Martin J. Eppler 與 Jeanne Mengis 在 2004 年對資訊超載研究的經典文獻回顧中所指出的，當資訊量超過個人或組織的處理能力時，可能影響決策品質、降低工作效率並損害組織績效。
在公務體系中，由於預算編列中公務員的薪資被歸類為既定的固定人事成本，這導致決策者在群發公告、派發電子通知或流於形式的資訊流動時，往往落入「時間與注意力是免費資源」的認知陷阱。為了將治理從經驗轉向證據，本文嘗試將組織行為與公共行政的概念進行跨領域整合，建立一個可操作的「行政時間會計」分析框架，試圖將隱形的行政活動轉化為可衡量的數據維度。
建立行政時間的估算框架
要評估群體行政資訊發布所占用的工時資源，我們可以透過以下基礎模型進行下限的壓力測試：
為了建立保守的基線模型，本文借用「注意力預算」（Attention Budget）的概念來描述組織內部有限的認知資源。若以全台薪資最低的基層公務員為計算錨點，初等考試及格（委任一職等本俸一級）現行名目月薪目前為 36,880 元。若保守假設計入公保、健保、退撫基金提撥與固定獎金等實質雇主成本為 1.25 倍（不同估算方式可能有所差異，此處僅供模型建立之用），折算每月法定工時 176 小時後，其最低時間單價約為每分鐘 4.37 元。
另依據銓敘部全國公務人員統計，2025年我國公務人員母體約為 36 萬人。假設傳閱對象皆實際完成閱讀（實務上不同行政資訊的點閱率與完成率有所不同）。在此假設下，資訊傳閱全台並瀏覽 1 分鐘：將消耗全體公務體系約 36 萬分鐘，等同於 6,000 個行政工時，約折合 157 萬元人力資源成本。若資訊傳閱全台並閱讀 5 分鐘，將消耗約 180 萬分鐘，等於30,000 個行政工時，約折合 785 萬元人力資源成本）。
而且，這僅單純計算最前端的「資訊點閱與消化」時間，尚未納入後續承辦、轉辦、跨部門行政溝通或數位工具（如 Teams、Email、LINE 等）反覆對話的組織內部摩擦。
這個模型真正的核心貢獻不在於精準審計出財務數字，而是在於用「行政活動的可衡量化」（Making Administrative Work Measurable）證明：數位工具的一鍵群發，正在以數萬工時的規模，集體蒸發公務體系的專注力。
數位政府的迷思：技術是否加速了行政能力的貧窮？
近年來，政府大力推動數位轉型與引入 AI 工具。然而，工具的進步並不能自發性地提升治理效能。相反地，若缺乏底層的資訊治理，AI 有可能降低公文與行政文稿的產出成本，卻也同時提高資訊的發布頻率，進而讓工作者面臨更嚴重的資訊超載與時間危機。
過去受限於紙本郵寄、層層傳遞而必須審慎精簡的政令，現在透過電子辦公系統或即時通訊軟體，一秒鐘就能派發給全台數萬人。當數位工具成了放大行政冗餘的加速器，問題的本質顯然不在於技術，而在於決策體系缺乏成本效益分析的自律機制。每位公務員一天的法定工時與認知能量極為有限，每一次流於形式的「全員通報」，本質上都是在實質排擠公務員處理核心服務的行政能力（Administrative Capacity）。當行政資源被大量消耗在無效資訊的辨識與消耗上，隨之而來的便是公共服務品質的隱性下降。
引入衡量框架的目的，是為了替後續的精準治理提供工具。短期內，或許可以在現行的內部辦公與電子公文系統中，引入常見的「時間成本提示」（Time Cost Feedback）功能：當機關發布者在系統中勾選大規模傳閱或跨部會群發時，系統後台將依據發布範圍自動換算並給予即時的反饋提示，例如：「本次發布預估將涉及 18,000 人，耗費約 900 個行政工時。請問是否確認發布？或建議改採摘要、分流派送？」這項設計強制賦予了清晰的「時間資源標籤」，促成自發性的成本效益思考。
而當行政活動真正被量化之後，政府才能進一步推動實質的資訊治理手段：
- 資訊重要性排序與分流發布： 擺脫一鍵全發的惰性，依據業務相關度將資訊精準投放給核心承辦人，非核心人員則改為「非強制訂閱」。
- AI 自動摘要與摘要推播：大幅簡化冗長附件，推行「一頁式行政摘要」與預估閱讀時間提示，降低整體的認知負荷。
- 合併通知與非即時非同步機制： 改變「隨到隨發」的轟炸模式，將一般宣導改為每日或每週合併通知，減少因視窗中斷而造成的專注力摩擦。
結語：將時間視為可衡量的公共資源
本文試圖將管理學、資訊科學與公共行政的既有概念相互整合，倡議從傳統的「流程導向」（有沒有照程序辦理）轉向現代的「資源導向」（這個程序消耗了多少有限資源）。無論是公文傳閱、Email 群發、通訊軟體公告，乃至於跨部會的冗長會議，本質上都是一項項重大的公共資源配置決策。
真正的數位政府，不只是追求資訊傳遞的速度，更要追求資訊處理的精度。政府真正需要管理的，不只是預算，更是有限的人力、時間與注意力。衡量時間成本，不是為了減少溝通，而是為了讓有限的行政能力，用在最值得投入的公共價值上。當這些資源能夠被看見、被衡量、被討論，治理才真正有機會從經驗走向證據。
（作者具社工及研究助理經驗，曾承辦政府補助案、標案。）
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