社會觀察

遠距工作者快記起來!讓你在家上班生產力更高的7個小秘訣

在家工作, 身邊不只有五花八門的任務,更有各式各樣逼你分心的事物。批次處理是一種控制時間表的方法,使你能夠在一天內完成更多工作。 在家工作, 身邊不只有五花八門的任務,更有各式各樣逼你分心的事物。批次處理是一種控制時間表的方法,使你能夠在一天內完成更多工作。 圖片來源:Windows/Unsplash

1.遠離社群媒體

社群媒體的設計是為了分散我們的注意力。老實說,你每天花多少時間在社群媒體上?

與業務相關的社群媒體工作,和在Instagram上閒逛、發佈貓咪影片是有區別的。除非你想一頭扎進無盡的蟲洞,否則在工作時間不要使用社群媒體。就其本質而言,社群媒體是為了分散我們的注意力。電腦演算法每時每刻都在努力尋找下一個影片、廣告或貼文,放在我們面前,讓我們去點擊、訂閱、關注或參與。

基本規則:在工作時最好避免使用社群媒體。當然,還是可以使用社交媒體進行研究或傳遞重要資訊。而如果你所從事是社群媒體經理之類的工作,那麼請忽略這個建議。

如果你覺得完全抗拒社群媒體很困難,可以考慮每天給自己一到兩次短暫的休息時間來檢視社群媒體。但要簡短,並堅持在規定的時間內完成,否則……就會出現蟲洞。

就我個人而言,我每天在社群媒體上的花費的時間不到10分鐘,我知道這很奇怪。但當我花很少的時間在Facebook或Instagram上,我的狀態是最好的。偶爾,我會被拉進漩渦, 當我發現被捲入蟲洞時,我的工作效率和快樂程度都降低。我知道自己在這方面有點不尋常,但弄清楚個人極限是件好事。

2.「多工」是個壞主意

多工處理乍聽之下很有趣,很刺激,但事實上很少奏效。

我在20多歲時,花了大量時間思考多工處理的問題。不是說我有多擅長,或者它如何幫助我變得無比成功;反之,我想知道為什麼自己在這方面做得如此糟糕!

我總是聽到別人說,最好的多工處理方法是「多」,但我從來沒有掌握到這個技巧。每次我想把幾件事情合併成一個任務,或者一邊聽寫電子郵件,一邊整理檔案,我都會在其中一個方面慘敗,更常發生的是兩方面都失敗。

事實證明,這並不是我的問題。同時進行多項任務只是神話! 不要聽從任何人的相關建議。確認你來完成一項任務的時間,並把全部精力和注意力放在它身上。然後再繼續做其他事。

避免(試圖)多工處理的陷阱,不僅是速度問題,也是品質問題。想想看,你想讓外科醫生同時處理多項手術嗎? 飛行員或你的UBER司機呢? 你的工作和他們的工作一樣重要,所以要給予工作應有的關注。

同時進行多項任務只是神話! 不要聽從任何人的相關建議。確認你來完成一項任務的時間,並把全部精力和注意力放在它身上。然後再繼續做其他事。圖片來源:Prostock-studio/Shutterstock

3.「批次處理」的奇蹟

批次處理能在更短的時間內完成更多工作。

如果「多工處理」是一個神話,那麼「批次處理」可能是你無意間錯過的良方。批次處理是個計畫過程,將類似的活動組合在一起,以提高注意力和生產力。這取決於什麼事在哪個特定時刻最讓人分心,或需要最多的注意力。

大多數人在各種任務之間來回跳動,毫無頭緒地從一件事跳到另一件事,而在家工作, 身邊不只有五花八門的任務,更有各式各樣逼你分心的事物。批次處理是一種控制時間表的方法,使你能夠在一天內完成更多工作。

任務分批的過程非常複雜,而且有很多專家比我更了解這個問題。我可以告訴你的是:從小事做起。例如空出時間檢視電子郵件。當回覆郵件時,我只做這件事,不要被社群媒體或電話分走心神,專注回覆電子郵件這件事,就可以在30分鐘內回覆更多的電子郵件。

你多久檢查一次電子郵件?你能把次數壓縮到每天一到兩次嗎?一天當中哪一部分是用來開會?擬訂計畫?整理待辦事項清單?在你的日曆上設置提醒並堅持下去,然後重複進行。然後,也為其他常見的、重複性的任務設定時間。很快地,與你共事的人就會被訓練成功, 只在特定時間向你提出相對應的任務。

4.別讓手機吵你

你每天要看多少次手機?把你的手機調到靜音狀態,可以消除最有力的分心因素之一。

如果你是一個整天講電話完成交易的銷售人員,那麼請跳過這個提示。但除此之外,請留意。不管你怎麼解釋,當你在家工作時,手機都不能讓工作更有效率。無論是在社群媒體上簽到,給你的閨蜜發短訊,還是狂看有趣的YouTube影片,這都只是分心,阻止它。

當然,完全不看手機也是不合理的。解決這一點的方法是:走進家庭工作區時,把手機設定成勿擾狀態,並在預先設定的時間間隔內檢查它。與批次處理類似,你要在任務之間留下幾分鐘空檔(也許是休息的時候),看看提醒和通知。你會發現這能最大限度地減少分心,集中精力。

如果你擔心錯過重要的電話或依賴你的人的訊息,請建立一個替代的聯繫方法。你也可以在智慧型手機上設置重要來電名單,這樣即使你的設備處於靜音或勿擾狀態,你仍可以接到或收到某些人的電話和簡訊。重點是:試著完成工作時,拒絕被不斷地打擾,但也不要讓人覺得永遠無法聯繫到你。

當你在家工作時,手機都不能讓工作更有效率。無論是在社群媒體上簽到,給你的閨蜜發短訊,還是狂看有趣的YouTube影片,這都只是分心,阻止它。圖片來源:Ground Picture/Shutterstock

5.餵養大腦

我們的大腦和身體一樣,需要餵養和護理。你通常餵大腦吃什麼?

無論是有意識或是無意識,我們每天都為大腦提供大量資訊。我們所讀、所見、所聞,所有資訊都會影響我們的思維方式、感覺和行為。我們在社群媒體上關注的人可能對我們的生活方式產生很大影響。

花一、兩分鐘思考一下。你提供給大腦的資訊是否讓你更快樂、更有成就感?是否有助於形成積極的人生觀?還是讓你失望,讓你感到憤世嫉俗和悲傷?是否讓你想蜷縮成一團,忘記一切?

當我思考我給大腦提供什麼時,我會問自己幾個簡單的問題:這是問題的一部分,還是解決方案的一部分?這將使人成長還是使人墮落?10年後我會依然為這個決定感到自豪,還是有必要與我所消費的內容保持距離?

為了保護自己,審查進入日常意識的資訊對情緒、心態和投入世界的工作非常重要,再怎麼重視都不為過。俗話說「廢物進,垃圾出」(junk in, junk out)在這點上似乎很有說服力。在接下來的一週裡,限制你的社群媒體互動,專注於閱讀和花時間在積極的、令人振奮的和有意義的內容上。看看你的感覺如何,然後再自己做決定。

6.記得休息

短短5到15分鐘的休息時間可以是你的救命稻草。你多久會休息一次?

沒有什麼能比在家工作時,整天坐在相同的地方忙碌──或者更糟糕的「假裝忙碌」──更讓人覺得像是坐牢。途中經常進行短暫的休息可以帶來清新能量,緩解單調的生活,並幫助你重新集中注意力。

這也不一定是長時間的休息。你可以簡單地推開辦公桌,站起來伸展身體、雙腿,或去洗手間。每隔1、2個小時休息5分鐘,作為緩解工作的空檔,可以幫助你在電話和會議後重新組織思緒。或者可以從待辦事項清單上選擇一些方便快速完成的事:例如把衣服放進烘乾機、收納碗碟、或者走去信箱拿信。如果你真的很有野心,也可以打個電話給你母親聊幾句。

在工作中完成家務是在家工作的最佳秘訣之一。然而,要注意不要把家務和工作混為一談,偏離主題。如果你選擇做一些家務作為休息時間的一部分,要有意識地、具體地了解你在做什麼。完成後,再回到辦公室。

利用休息時間複習,或在處理完一直拖延的工作後獎勵自己。不要總是伸手去開冰箱(或拿第十杯咖啡)──休息並不總是意味著吃零食。

工作途中經常進行短暫的休息可以帶來清新能量,緩解單調的生活,並幫助你重新集中注意力。圖片來源:Gorodenkoff/Shutterstock

7.每小時做伸展運動

每小時做一次快速伸展運動可以拯救你的身體和工作效率。為什麼不現在就站起來伸展一下呢?

你是否有過在門鈴響起時,才發現你已經好幾個小時沒有離開辦公桌,甚至沒有站起來過?在家工作時,很容易變得久坐不動。這在短期內會導致背部疼痛、頭痛和疲勞,長期下來甚至會導致更嚴重的疾病。

簡單的解決方案是每隔一小時站起來伸展一下。這可能看起來很傻,但很有效。在手機上設置鬧鐘,在工作日每隔一小時提醒自己,培養這種習慣。幾天之內,這將成為你的第二天性。你也不必每次都拉伸整個身體。在腿部、下背部、上背部、手臂、手腕和腳部之間交替進行混合伸展。我們所追求的只是30秒的簡單伸展運動,而不是全套瑜伽!

你會發現身體變得更加健康。在拉伸之後,生產力和動力會有一小段輕微爆發的時間。這甚至可能鼓勵你將拉伸納入鍛鍊和整體生活方式的常規,這也不是一件壞事。


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