圖片來源:shutterstock

越忙的人越沒有時間,但是一定要刻意讓時間留白。留白是為了頭腦清楚,是為了走更長遠的路。

現在的職場上,每個人都有一個共通的問題,就是時間永遠不夠用。高階主管更是嚴重。如果忙得有結果,可能還覺得時間付出有價值,但很多人到頭來卻發現白忙一場,因為從一開始就沒把自己做的事情想清楚。每天夾雜在處理不完的瑣事和緊急事件上,像救火隊一樣,滅了這個火,再跳入另一個火坑,解決另一項問題,每天累得回家只想躺下就睡,完全沒有時間思考。大部分的時間都被耗費在解決眼下的困難,卻無力想像未來的事。

忙,看似是一個理所當然的現象,但是「時間管理」卻是自己可以控制的。我們通常都是被行事曆拖著跑,並未有意識地檢視其必要性。有責任感的人大多把行事曆變成填空遊戲,只要別人有要求,行事曆有空檔就塞進去,久而久之,反而變成了行事曆的傀儡。

忙到只能見招拆招,哪有辦法長遠思考?

前些日子跟政府的一位官員聊天,他便感慨:現在的政府官員每天都在想對策,而不是政策。政策是長遠的計畫,而對策只是解決眼前的問題,這對百姓是一件非常危險的事。官員忙到無力思考大方向,只能見招拆招,用「關關難過關關過」來安慰自己,其實非全民之福。

企業主管或領導人也不遑多讓。大家都知道,越高位的人時間越重要,每一個決策品質都關乎到最後的事情成敗。所以他們的時間一定要花在最重要的決策上。但是人如果一直在一個極端忙碌和緊張的狀態,是無法冷靜思考的,而且頭腦反而會變得遲鈍。因此,越忙的人越要警惕,絕對不能放任自己在精神渙散、思慮不集中、或者不耐煩的狀態下做出決策。

很多人會說,我也沒有辦法啊!每天被行事曆追得連喘口氣的時間都沒有,怎麼可能不匆匆做決定?然而,身為領導者一定有自覺:你是不是太習慣照著秘書排定的行事曆走?你是不是沒有拒絕不重要的會議?你是不是害怕時間空著沒事幹,所以都事必躬親?你是不是沒有安排接班人,所以大家都只能等你做決策?如果你不曾思考這些問題,沒事先規劃,就只好日復一日繼續忙得像陀螺。

比爾蓋茲的「思考週」,給自己一個沉澱的節奏

對付「忙」的解決之道,就是強迫自己在行事曆留白。開始告訴秘書,每個星期的某天的某段時間都事先鎖住,除非是緊急狀態,否則不准任何行程插進來。當然一開始的時候會很不習慣,畢竟有的人忙慣了,給他空白時間,他還真不知道要做什麼!但是無論如何,這都是必要的練習。

像比爾蓋茲這樣日理萬機的世界級商業領袖,每年都安排至少一週的思考週(Think Week)。這一週,他會躲在自己的別墅裡看書、思考公司及產業的未來、如何改變世界等重大議題,給自己一段不受打擾的獨處時光。越忙的人,越要學習養成這樣的習慣。

我年輕創業有一段時間也是忙得焦頭爛額,連生病了也找不出時間看醫生,就是用意志力撐著,頂多跑去打個點滴,又回到崗位上繼續工作。直到有天我發現自己時常處於焦慮和沒耐性的狀態,做出的決策都很粗糙,已經不再是那個原本快樂的自己了!我大哭一場,從此決心改變。

我告訴秘書,將每個星期中的某個上午或下午框起來,這段時間不排任何的會議,我要自己獨處。我會跑去咖啡廳,遠離辦公室,一個人想想:棘手的事情有沒有更圓滿的解法?公司未來的方向是什麼?接下來要尋找什麼樣的人才?在這段留白時間,我不接電話,如果真的有事要聯絡,也只由我打電話、傳訊息,不讓他人打擾我。後來發現,這段空白時間對我太重要了。好多事情都是在那個留白時間想清楚,去思考什麼事該做、什麼事該拒絕。心裡篤定了,做任何決定都不煩躁,了然於心了。

讓自己有留白的時間,不需要覺得自責或心虛,唯有你自己清楚這事情對你的重要。獨處有利思考,有利閱讀,真的困惑時,找一位良師益友請教,都比你在冗長工作中無意識地忙來忙去要有價值得多。當你越沒有時間,越要強迫自己讓心沉澱,讓情緒穩定,讓你有想像力,讓你的大腦更清楚的運作。

時間留白,絕對是領導者的必要之惡,更是讓決策品質更好的關鍵時刻。

瀏覽次數:4150

編輯推薦

延伸閱讀

作家,大學兼任副教授,新創團隊導師,世紀奧美公關創辦人。她創立的獨立公關公司經由併購加入奧美傳播集團。累積了20多年的公關行銷經驗,是台灣行銷公關產業的意見領袖。喜歡閱讀、寫作、胡思亂想,並正在實踐「一路玩到掛」的第三人生。在台灣及大陸出版多本暢銷書籍。
「獨立評論@天下」提醒您:
1.本欄位提供網路意見交流平台,專欄反映作者意見,不代表本社立場
2.發言時彼此尊重,若涉及個人隱私、人身攻擊、族群歧視等狀況,本站將移除留言。
3.轉載文圖請註明出處;一文多貼將隱藏資訊;廣告垃圾留言一律移除。
4.本留言板所有言論不代表天下雜誌立場。