一場好的演講怎麼辦？從邀約到執行，你不可缺少的「邀訪力」

我擔任行政職超過20年，辦理超過300場演講，新手期也常常「出包」，令受邀者感到不悅。這些年受邀分享超過500場，漸漸理解，辦理一場成功的演講，真的有太多的細節與專業，如果能有一個標準作業程序供大家遵循，不僅可厚實108總綱中的「溝通互動」素養教學，亦可讓大家按圖索驥，避免踩到無謂的「地雷」。以下提出辦理演講需要注意的12個重點，供大家參考：

用熱情邀約，提供費用資訊是基本禮貌

1.先搞清楚，為什麼要辦這一場演講？

邀約時，千萬不要只說出「冷數據」。例如，我們是______單位，想辦一場________演講，請問你有沒有空。收到這樣的訊息，我第一時間都會回絕。邀請方需要的武器是「熱兵器」，是邀請方的熱力大噴發。

一個演講者，尤其是一個忙碌的演講者，考量是否受邀的，除了時間、距離、報酬等因素之外，其實最重要的是邀請方的「動心起念」。例如，提到自己所處的是一個資訊落差嚴重的地區，亟需要這個演講者的分享，一起為下一代完成教育大夢。如果邀請者表達的熱情與夢想，與講者的終極關懷一致， 大部分的受邀方應該都不忍心說出「不」這個字。

2.演講是「演＋講」，會講不會演，兒童不宜

年輕孩子的專注期很短，超過20分鐘的演說就會讓他們注意力渙散，因此必須為他們安排說唱俱佳的講者。如果是配合故事、音樂、戲劇、互動的分享，就更適合。有些文學大師的分享較為靜態，適合小場的分眾，若請他們講全校大場，對聽講雙方都可能是種折磨。

3.提供鐘點車馬條件，是基本禮貌

朋友曾為一個萬人組織辦理演講，發出許多邀約，然而大多已讀不回，他非常的困惑。我看了他的邀約內容，終於知道原由。原來他只潦草幾筆：「我們是某某單位，想要邀請閣下辦理演講，煩請回訊討論細節。」

說實在的， 要一個受邀者跟你「討還阿堵物」（討價還價），實在有傷風雅。因此一開始就提供鐘點、車馬條件，是基本禮貌。若講者的旅行距離極遠，多安排20至30分鐘的訪談，可多支領一個鐘點的費用，也是一種貼心。

我曾受邀到新北市某科大分享，不僅鐘點極低，而且分享後才說明不提供車馬費，「因為我們學校大多邀請北部講者，習慣不編列此項。」結算自己的高鐵費、計程車費及停車費，與這次演講費相埒。默默接受這次「驚奇之旅」後，對於之後缺乏相關細節的邀約，只能敬謝不敏。

一位演講者，特別是繁忙的演講者，在考慮是否接受邀請時，除了時間、距離、報酬等因素外，最重要的其實是邀請方的「動心起念」。圖片來源：takayuki／Shutterstock

設身處地考慮講者的需求

4.需要行前通知，兩次是基本

建議演講前一星期先做一次行前通知，演講前一天再提醒一次。絕對不可數月前談好後就無聲無息。早期我在辦理演講活動時，也曾經犯過同樣的錯誤，結果當天開天窗，全年級就座後，癡癡等不到講者，緊急去電，只得到一個答覆：「你沒有再聯繫，我以為你已經取消了。」

5.考量講者屬性，詢問是否需要發公文

許多講者有正職工作，需要公文方便請公假，貼心的邀請方會主動詢問，在活動10日前發出為宜，因為並非每個單位的主管，都會對同仁外出分享樂觀其成，提早發出公文，可方便講者折衝應變。

6.站在講者立場，思考交通與接送

如果講者搭乘大眾運輸工具，建議詢問是否需要接送。如果可以接送，建議尋找一個站內方便辨識的接送點，甚至做一份辨識的牌卡。我曾經在抵達車站後，收到對方電話的「遙控」，指示走到站外的陌生路口。然而那車站是一個地下3層、地上4層的建築，總共有20幾個出口，結果我不斷的迷路。

如果講者坐計程車過來，建議到校門口等待，千萬不要讓對方在門口接受警衛的質問，進來後再不斷的問路與迷路。當然，為講者負擔計程車費，也是一種貼心。如果講者是自行開車過來，務必協助尋找車位。

總之，站在講者的立場，為其考量交通問題，是非常基本的禮貌。可惜的是，在這一塊大約只有三分之一的邀訪單位做到基本。

通常QA環節開始前，很多人會不敢提問，如果主辦方預先安排一些「暗樁」，就能避免尷尬的時刻。圖片來源：TZIDO SUN／Shutterstock

別讓突發狀況，毀了一場好演講

7.扮演講者與聽眾間的橋梁

如果演講是一場腦力交流的運動，那主辦人必須扮演雙向交流的橋梁，幫彼此「熱身」。主辦人必須將聽眾的客觀資料，例如人數、年齡、性別、學科屬性等整理給講者。若可能，也可先將講者的資料、分享主題，透過朝會、校內郵件或無聲廣播系統，先介紹給聽眾認識。甚至可以跟課程合作，請聽眾先閱讀講者的書籍、文章。讓聽講雙方彼此都有先備知識，交流的過程一定可以更加熱絡，分享後的QA時間，也會有更多火花。

通常QA的前幾分鐘會讓場子冷掉，因為華人往往「不敢為天下先」。這時，如果主辦人先安排一些「暗樁」提問，則可以避免尷尬時刻。有時候安排的暗樁怯場，主辦人就必須跳出來，依聽眾的需求提問。

8.場地與設備，各種超前部署

很多組織都有設備完善的電腦桌及投影設備，這時主辦方只要確定麥克風是否充飽電、是否有備用麥克風、備用電池數量是否完備即可。如果沒有電腦桌，使用筆電，最好事先請講者提供PPT測試，看看版本是否可開啟。如果有影片播出，也一定要測試播出軟體。若主辦單位網路訊號不穩定，最好先將播放影片下載在桌面或USB中。

2021年我曾到一所高中分享，他們的電腦桌故障，只好借用學務處的移動式廣播系統，但演講到一半，麥克風又故障，校內也無人可以排除問題，最後2個小時，自己只好用喉嚨原音撐完全場。場地不小，事後的身體災情可想而知。

另外溫熱茶水的準備，也是必要的貼心。好幾次自己講完1小時後，必須停下來，口乾舌燥的說：「請問可以幫我準備一杯水嗎？」

9.時間是朋友也是敵人

如果一場演講超過2個小時，就要考慮是否安排中場休息時間。如果聽眾年紀太小，自律能力差，最好安排中場休息時間，讓他們上廁所。否則聽眾中途進出頻繁，會對講者造成嚴重干擾。

我曾受邀至一所國立科大分享，邀約者「心很大」，2個小時的分享時間，竟然有3種聽眾組合，有的中途進場，有的中途離場。當分享80分鐘後，眼前2個班級同時起身離場，我終於忍不住心中的怒火：「對不起，一場演講有起承轉合，我剛鋪陳完，正要做重要的總結，現在人數去了一大半，我實在講不下去了。今天就分享到此，演講費我會全額歸還。」留下現場錯愕的聽眾。

我離場後，一位學生追出來：「老師，對不起，我還想要聽。」我就站在車旁，對他一人講完剩下的部分，但當下心中是不斷的獨白：「好後悔，好後悔接這場邀約。」

主辦方可以將當日的照片與將聽眾的正向回饋傳給講者，講者不僅感受到主辦方的貼心與尊重，還能獲得可以在社交媒體上分享的素材。圖片來源：TippaPatt／Shutterstock

演講結束後，回饋與感謝必不可少

10.教師研習，各種地雷引爆點

常常在教師研習時，全校老師都會自動向後退成一個ㄇ字型，也就是離講者越遠越好，這時候講者還沒開口，就已經接收到聽講隊型的訊息──我們真的沒興趣。或許這些老師很無辜，因為他們已經被迫聽了太多含金量太低的分享，但如果今天來了一位有料又有心的講者，他心中一定是滿滿的委屈。

曾經到一所國立高職的科研習分享，結果到場聽眾不到10人，只有3位是正職老師，其他就請代課老師來充場面。分享時，大家各自滑手機、聊天，而且有2位中途離場，只有邀請者一臉專注傾聽。因為陰影仍在，現在我非常害怕接教師研習的場子，如果盛情難卻，到了現場，又見到ㄇ字型陣仗迎賓，我常會不識時務的說出讓大家尷尬的話：

「這是一個國家傳承教養的場域，如果我們為人師表都無法以身作則，尊重知識的分享，學生要如何以我們為榜樣？所以麻煩各位師長一分鐘內移動到前排，不然，我會馬上離開喔。」

11.當天的照片回饋，當天回傳

講者在舞台上不方便自己拍照，主辦人可以協助側拍，並將聽眾的正向回饋在當日回傳給講者。這樣，講者不僅會感受到貼心與尊重，而且也有了材料可以在社群媒體上分享。對主辦單位而言，也是一種口碑行銷。

12.辦理演講是學習的起點，也是人脈的節點

我在大學時不喜歡上課，卻著迷於學校辦理的演講，這些碩學鴻儒難得蒞臨校園，帶來新視界，開啟了自己知識的好奇與學習的熱情。因此，進入職場後，我也盡量爭取辦理演講的工作。這項工作不啻是一份「特權」，讓我認識到各行各業的菁英。就像我本來早已斷了寫作大夢，但因為邀請到教散文的石德華老師、教新詩的嚴忠政老師，最後不僅得以入廟堂之內、觀百官之富，開啟了第二人生，還與他們成為莫逆之交。