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一位思想家有句名言:「時間就是生命,空耗別人時間,無異於謀財害命。」

雖然不怎麼欣賞這位思想家,但我很認同這句話。那讓我明白為何台灣各體育賽事的賽前嘉賓致詞總是特別冗長,因為現場被謀財害命的人數規模龐大,需時自然較長。

時間對每個人都是公平的,人從出生起就開始經歷生老病死的過程,年紀一到,體力自然下滑,在理想實踐的道路上有心無力的狀況會愈發明顯,儘管依不同人的養生模式,會在外表和體能老化速度上有所異同,但大方向上時間對每個人都算公平。

不過,當時間被量化為職場上的工時後,卻又極度不平等。這話乍聽下有些矛盾,時間不是對所有人都公平嗎?為什麼轉化為「工時」就會有不等值的狀況?

答案是:因為每個人的專業領域、工作能力和薪資都不盡相同。

別讓主管費時盯你的工作日常

剛畢業時,我任職於行銷廣告產業,我的大主管曾跟我說過一句話:「要先學會管理自己的工作時間和進度,未來你我合作都會很輕鬆。」

當部門員工能各司其職,有效安排自己工時和掌握任務進度,並如期把負責區塊的成效上繳,那團隊的大專案就能在全部門員工的有效工時管理下如期完成,主管放心、老闆開心、客戶滿意,皆大歡喜。

反之,當部門有一人或一群人的工時進度管理不當,導致相關範疇延宕,最後常演變為團隊效率與績效的不振,部門主管乃至老闆可能需跳出來額外花心思和工時為專案收尾,並向客戶們說明。這等於佔用高階經理人的工時。而高階經理人領著極高的薪資,本應用他們的專業和時間構思更大規模的企劃案,或拓展更多業務合作機會,當他們用更昂貴的工時來處理部門員工沒作好的工作進度,就會成為企業中的人力成本浪費。

我那位大主管接著說:「如果你們管理不好自己的時間,那就由我來接管,這個模式會很痛苦,而且是你我都痛苦。」因為那代表每天下班前我們會集合在會議室,輪番向主管報告今天完成哪項任務,進度成果如何,再聆聽主管訓示,告知進度是超前還是落後?明日該怎麼調整步調、方向云云……

這種逐日報告進度的工作管理是最浪費時間的方式,跟這類管理方式最接近的工作就是軍隊。

這種管理模式下,每個月會耗費眾人諸多工時,在會議桌前開會。這些消耗的工時,其實都並不是真正的「作事時間」。此外,頻繁開這類會議不僅浪費自己的實質工作時間,且將再一次浪費高階經理人單價更高的工時,這也是為何每當大老闆看到開這類會議的時候臉上會有慍色,過一陣子,可能就會有些時間管理能力不佳的同事會離開這間公司。

職場上的工時,絕對不是等值,一個外商公司的高階經理人,年薪至少120萬起跳,企業主聘他來是讓他作更高端的風險評估和事業拓展,而不是讓他來當查哨官,叮嚀部屬每個小時該做什麼的。

管理到走火入魔,也不可取

我有個朋友在公關公司上班,負責客戶的社群經營,他上頭來了個空降主管,每個月有1~2天,那位主管會花「一整天」的時間召開會議……對,一整天。從早上10點起,主管跟所有人一起坐在會議室討論,一直開到傍晚5點,目的是和所有人擬定下個月客戶粉絲團要發表的「所有議題」,然後落在工作排程表上,未來按表宣傳。

工作排程表(working schedule)絕對是個好物,那能幫助我們知道每天該做的工作進度何在,也是與客戶核對工作進度最常用的工時管理系統。然而並不是任何工作都可以具體落在表上執行,例如:社群管理。

有社群管理、互動經驗的人應當知道,一個熱門粉絲團之所以受歡迎,在於不同小編各自有獨特的風格與個性,大多貼文都是因應時事,加上神來一筆的創意,才造成網友熱烈迴響和爭相轉貼,進而促進粉絲團貼文觸及率、討論度的活絡,再來才是逐步置入商業導購行為。社群經營說穿了,有時確實是「走一步算一步」,臨時激發的創意往往才是最受歡迎的貼文;若硬性套用排程表的模式,不但不符社群管理邏輯,其粉絲團成效之慘澹也是可以預期的。

此外,前面已說過,開會時代表其他工作其實是停擺的,一整天的會議更讓人心力交瘁,如果冗長會議時你手頭上正有其他工作要做,當下你真的會很想炸掉那間會議室。

這個例子,跟我最初說的案例是相反的,這不是部屬管理工作能力不佳,是高階經理人浪費自己和部屬的工時,只為把所有未來工作一股腦落在排程表上,自求心安而已。

固守排程表緊迫盯人,絕對不是好的管理方式,上述這位空降主管有個更經典的案例,他連吃飯與午休時間,只要心血來潮就會和部屬核對自己不放心的工作進度,也不管對方是在用餐或在午休。所以到後來每逢午休時間,辦公室都找不到人,因為大家都希望午休時可以稍微脫離控制,圖個清靜。

這類型的主管,對於自己的時間控管真的作得很好,但除自己以外,他是不會把別人的時間當時間的。這類的主管通常沒能力管理太多員工。後來我這位朋友和他的幾位同事相繼離職,有些能力不錯,則自己開了工作室接案。

自由工作者,要盡快和浪費時間的發案者說再見

對自由接案者(freelancer)而言,時間等同於金錢,最大的好處在於完全的自由,徹底脫離辦公室朝九晚六的群體框架束縛。自由接案者可以選擇幾點起床、幾點吃飯、幾點工作,更可選擇要接多少案子、按什麼步調完成,不再有人提醒你什麼時間該作什麼。

但「徹底的自由」也正是最大的風險所在。

自由接案者要有精算能力、時間管理能力和自制力。首先,你必須精算一下你和家人一個月的總花費,並推估未來幾年每月支出的漲幅,以此計算一個月要接多少案子才能不餓死甚至存到錢?此外,要維持一定的生活品質,需要增加多少收入?一個月要工作多久?多少工時開多少報價才合理?要花多少時間拓展新客戶?留多少時間與家人共享天倫?要給業主怎樣的品質?要用怎樣的態度經營品牌口碑?這些問題都得自己負責,沒有頂頭上司會再要求你的工作績效,也沒人會管你上工打卡延遲幾分鐘,因為你自己就是老闆,所有的成敗都由你一人承擔。

至於很好的自制力嘛……我得說,當你明知該要工作,但新推出的遊戲片卻讓你放不下 PS4 手把時,只能祝福你有冨樫義博的財力,不然就應該要覺得自制力是個好東西,自由接案者都應該要有一點。

而如果你是一個自由工作者,又碰到一個沒時間觀念的發案窗口,除非專案報價高到你無法抗拒,或你是以小時為單位跟他計價,不然就快點逃,不要跟他一起浪費生命。

有一個實際案例,一位發案者C代表某公司發案,要作一個偏鄉長照的系列採訪故事。理念本身很好,所以儘管報價略低於行情,文字工作者A也願意承接。

這個案子的本質很簡單,A與C到偏鄉定點會合,與受訪者進行訪談,A把專訪文章完成交予C的公司審稿、刊登宣傳,如此而已。但C的公司規模大、制度多,庶務流程繁瑣且缺乏彈性,報價單、合約等文件也需層層簽發,專案又有時間壓力,希望A能盡快配合執行。救場如救火,也是自由接案者的特色之一,A因此答應C的需求,決定先接先做,完成首篇專訪之後再補合約程序。

但在第一次專訪時,就因為各種公司慣習、內部聯繫、同事需一同前往……等等理由,讓被要求要一起搭乘公司車前往偏鄉基地、也準時到達會面點的A等了超過1小時。結果當天A實際的採訪工時僅花1.5個小時,完稿也只花了1.5小時,但光等待C的會合、閒雜人等的遲到及開車往返的時間,就花了5個小時以上。最糟糕的是,此案例中的4位遲到者,沒人感到不好意思,把A的等待視為理所當然。

A完成這篇專訪後,把稿子免費贈予C及其公司,並表示不再承接這個專案。因為C和他的團隊成員不僅不珍惜自己的時間,也不把別人的時間當一回事。倘若繼續合作,A只有可能在C身上浪費更多珍貴的接案時間。

強求均分工作的團隊,績效不會太好

碰過一個小團隊的新創公司,其基層員工在會議上爆發,抗議為何他的主管不用跟他做一樣的例行庶務。

事實上,那個主管兼有行銷、商品開發等重任,為了達成關鍵績效,其他「動手腳不花腦力」的雜務工作,才安排由部屬辦理。

但這新創事業的總經理做了件最愚蠢的事──他為了小團隊的和諧,要求該主管妥協,真的將所有工作項目均分,讓那位主管與抱怨的基層員工做相同的事情。最後的結果就是:那些達不到績效的基層員工依然達不到績效,而有能力的中階主管也沒有多餘的工時進行事業版圖拓展,最後選擇離開。

一個團隊為了表面和諧強求萬事公平,其實就是劣幣逐良幣的伊始,這個新創事業的績效和未來發展,可想而知。

還有一個類似的案例,一家兼作實體販售和電子商務的餐飲業者朋友,曾告訴我他在內部管理上的問題。他的基層員工抱怨中階主管,指出他身為店經理,卻從不在店面做第一線販售,他們覺得不公平。

不過,這個主管在開店營業時,大部分的時間都在辦公室內負責網路行銷和網購跨平台合作事宜,他在網購和通路拓展中創造出的業績,其實比實體店面的銷售額更為亮眼。

大家不妨想想:假如你是老闆,在知道這些資訊的狀況下,你是要講求和諧、讓大家把工作均分?還是將主管負責範疇和創造的成果告知這位義憤填膺的員工,讓他自行估量是否願意配合安排或選擇離開?

我選擇後者,我給我這位朋友的建議也是後者。

企業主應當認清任用的經理人的能力,如果你認同他,就相信他對部屬的工作分配,並珍惜你花大把鈔票所購得的高階經理人工時,千萬別讓他跟搞不清楚狀況的小兵均分一切雜事,只為達到表面上的和諧與公平。職場上的工時,絕對不是等值的。

珍惜「時間」這個大多數人都擁有、卻常常不善管理的隱性資產,對於未來工作上中的突破,能夠增加不少利多。無論你是企業主、經理人、自由接案者還是剛出社會的新鮮人,時間管理的能力對任何人而言都非常重要,先學會管理自己的時間,才能談管理一個團隊的時間,碰到浪費時間的主管或員工快點逃跑,不要跟著他們浪費生命。

喔!對了,說到開會效率這件事情,文末提供大家一點小建議,一般公司週例會是無法避免的,如果會非開不可,把週會改在每週二開其實效率會比週一開更高。為什麼呢?

因為在週休二日結束後的藍色星期一,上班絕對是一件千刀萬剮的事情,開週會時每個人的眼神幾乎都是死的,且邊開會還邊想自己累積了兩天還沒時間處理的那堆雜事;與其如此,週一讓員工把手頭聯繫事項與例行工作先處理就緒,週二再開會,與會者的專注度會提升很多,且會議時間也會縮短為週一開的一半,這是我後來與朋友公司合作時的實驗結果,提供給大家參考,對於節省工時或許有點幫助。

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筆名活力熊,作家、廣告人,東海大學中文系畢業,曾任:派諾廣告公司文案、La new 職棒隊行銷、La new 行銷部副主任、《運動視界》、《麥卡貝Sports》、TSNA專業運動新聞團隊總編輯,著有《四百英尺外的王者:高國輝》(天下文化出版)。固定發表運動、歷史、文學、品牌行銷分析及超級英雄專欄。寫作理念「用筆耕強盛體育、用體育強盛國家」。
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