【投書】黃煜:籌辦世大運是種學習──把經驗傳承下去,讓後人做得更好!

2017/08/25

任何一個大型賽事,要辦得完美無缺,幾乎是難上加難,台北世大運亦是如此。特別是在賽事開打的前半段,都會遇到許多疑難雜症。即使籌辦工作時間超過5年、整個參與的國內外工作人員可能超過10萬,籌辦過程亦包括多次演練及測試,到真槍實彈時還是會有所疏漏。

不過,多數國際性綜合性賽事都會面臨此種窘境,畢竟,綜合性賽事都是由城市申辦且輪流辦理,賽事籌備單位屬於臨時性任務編組,成員不一定都有相關經驗,因此,在有限的時間內要完成所有工作,就是一個極大的挑戰。

身為賽事主辦單位的國際總會如國際奧林匹克委員會(簡稱IOC)及國際大學運動總會(簡稱FISU)當然也理解此一情況。為讓承辦城市有足夠的能力,引進知識管理的概念及作法,一方面彙整及保存賽事籌辦經驗及知識,另一方面則是規畫傳承活動。賽事管理界也對此提出了「知識移轉」(Transfer of Knowledge,簡稱TOK)一詞。雪梨奧運籌委會在1993年時就針對賽事籌辦工作規劃系統性的資訊與文件管理,並陸續完成內部經驗彙整、辦理檢討會議,這是奧運會首見較完整的經驗傳承(Transfer of Know-how)。這次的台北世大運籌辦事務也遵循此一概念,在FISU引導下持續參與多項知識移轉活動。

▋學辦大型比賽,就像學烹飪

首先,要承辦任何大型國際賽事,必須先了解「規格」,用運動賽事的語言就是標準及規範,針對此,FISU對於世大運辦理制定了基本規範手冊(Minimum requirements),主要是敘明賽事作業範疇、行政流程及硬軟體規範等。硬體規範比如場館座位數量及夜間照明、交通運輸服務的等級;軟體服務規範如選手村餐點的種類及申請證件的作業流程等。藉此可協助承辦籌委會了解賽事籌辦的工作內容。這個規範就如同食譜,記載料理所需材料、數量及步驟,當然,精通這本手冊,堪稱是承辦工作的基本功。

第二,考量賽事籌辦範疇領域多元且複雜,各種專項議題的研習或工作坊也很重要,包括儀軌、競賽、行銷……等等。以FISU為例,在2013年底首次舉辦行銷工作坊,研討議題包括喀山世大運行銷經驗及成效分享、喀山世大運贊助事務、賽事識別系統及門票銷售、贊助合約法律議題及數位媒體應用等,參與的講師背景也很多元,有負責贊助效益研究的行銷研究公司代表、國際奧委會負責賽事門票銷售、品牌管理及社群媒體部門的代表、運動賽事品牌識別設計公司、運動贊助法律事務代表及世大運贊助商等等。這些研習活動就是類似烹飪教室的概念,讓有經驗的廚師分享不同菜系的烹調方式。

第三,為協助籌辦成員了解賽事現場實際辦理情況,規劃了觀察團專案(Observer program)。這個專案與一般走滿看花的考察團不太相同,FISU在2011年夏季世大運時首次實施了這個專案,內容包括現場解說、籌辦專題講座及自由體驗等。專題講座依照賽事籌備事務議題進行規劃,一方面由國際總會的各部門主管說明基本概念及運作架構,另一方面則由籌備處提出其規劃方式、執行成效及未來建議或注意事項等。現場導覽也規劃負責業務主管進行解說。值得一提的是,這個專案可以實際觀察到後場工作情況,並與賽事實際執行者進行討論、建立人脈。就像是讓學徒站在老廚師旁看整個料理過程,比紙上談兵更逼真,且可以理解遇到不同情況的應變作為。

▋事後檢討總結,更有助於經驗傳承

第四,賽會結束後一定有得也有失,辦理檢討會議是一定要的,讓前後屆賽事單位進行經驗交接的會議稱為總結會議(Debriefing session),是由完成賽事辦理的單位與下一次的辦理單位進行交流,一般作法是由主辦單位與完成賽事辦理的籌委會,到即將辦理下次賽事的城市進行。如光州世界大學運動會結束後,FISU就與光州世大運籌委會在台北辦理總結會議。

此外,賽後得檢討報告也很重要,過往世大運的檢討報告會試著從多元觀點討論賽事的得失,除了負責辦理城市的報告,主辦單位、專項委員會如醫療委員會、控制委員會(負責通行證認證事務的委員會)、運動競賽技術代表,甚至有些現場調查的結果也會納入。透過重要利害關係團體的意見,有助於對於賽會辦理的成效有更完整的認識,這也會使賽後報告更具參考價值。

▋讓辦比賽的經驗傳承,形成我們的資產吧!

2009年世界運動會與台北聽奧,都有進行類似的傳承報告。如高雄世界運動會是在當年辦理的3個月前,就啟動這項專案。台北世大運在長達5年多的籌辦期間,與FISU密切互動,必然累積諸多經驗,若能把這些經驗轉換成知識並保存下來,就是一項重要的資產。

畢竟,辦理國際賽事一直是我們國家體育運動的重要政策,依據教育部近5年的統計,每年在台灣所辦理的國際賽事場次,平均約100場次,其中獲得國際運動組織授權或是認可的賽事約20餘場。同時每年也都會有國內綜合性運動賽事,如全國運動會、全民運動會[1]、大專運動會……等,因此,導入知識管理的概念,讓台北世大運的籌辦經驗進行系統化的保存與傳承,的確有其必要性。

在此基礎下,建議可由中央行政部門引領,邀請參與賽事辦理的地方政府、學校與運動界,共同參與賽事籌辦知識管理體系建構。如此將有助於充實賽事籌辦知識內涵、提升賽事營運管理技巧,並進而擴大賽事產業規模。

(作者曾任2009年台北聽障奧運會籌備委員會基金會媒體中心主任、2009年高雄世界運動會籌備委員會基金會諮詢顧問,現為清華大學體育系教授)

          

[1] 全國運動會與全民運動會是每兩年辦理一次,輪流辦理。

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